高校档案网站建设存在的问题

随着高校档案信息化建设进程的推进和档案服务水平的提升, 高校档案部门纷纷加强和改进高校档案网站, 虽在网站栏目设计、网站内容、网站功能和服务方式等方面积累了一定经验, 但仍存在一些需要进一步改进的问题。以福建省双一流建设高校——厦门大学与福州大学的档案网站建设为例, 其档案网站建设主要存在以下问题。

高校档案网站设计, 包括档案网站布局、档案文字排版、导航图片位置设定等内容, 网站功能的统一设置有利于高校档案网站的维护与更新, 减少缺乏档案馆技术人员带来的问题。因此, 高校档案网站的栏目设置多采取常用的设置模式, 包含高校档案部门简介、法律法规、业务指导、服务指南和联系方式等内容, 网站栏目个性化设置不突出。例如, 厦门大学档案馆网站的主导航设置简洁, 包括首页、党建工作、预约、通知通告、工作动态、规章制度、业务指导、校史编研和自介等栏目, 虽然可以展示档案工作的基本情况, 但无法充分展现学校历史, 一些个性化服务仍存在改进空间。福州大学的档案馆网站设有本馆概况、法规政策、业务指导、学籍查询、资料下载和网上展览馆等栏目, 网页布局简洁, 种类全面, 有通知通告、工作动态、规章制度和业务指导等主要业务情况介绍, 向广大师生和社会公众集中宣传和介绍福州大学档案馆的工作内容与服务范围。但其学籍查询功能仍在建设中, 无法实现将档案管理软件中的相关认证信息直接发布到高校档案网站上。同时, 高校档案网站建设目前还普遍存在检索功能不完善的问题, 虽然档案网站能有效查出档案资源中包含的信息, 但全文检索和站内检索功能还不够完善。

资源建设是高校档案网站建设的重要内容, 也是衡量高校档案网站建设质量的重要指标。目前, 许多高校档案网站的内容资源相对单一, 大部分都是档案机构设置、工作制度和工作动态等内容, 在开发具有学校特色的网站内容资源上还有待加强, 缺少有关学校发展过程的视频、音频等多媒体档案;学校办学过程中有价值的历史记载原文;学校珍贵的实物档案 (领导题词、牌匾) 和历史照片 (老校门、历届校友合影) 等内容。此外, 一些高校档案网站的内容更新不及时, 这直接影响了档案网站内容资源的丰富程度。例如, 厦门大学档案网站信息的更新滞后, 不能很好地反映档案馆藏数量、机构设置和人员配置的动态变化;福州大学档案网站业务指导的内容更新不及时, 且网站上还缺少最新的档案管理规范和相关档案政策法规的介绍。
档案网站响应速度和日常维护是高校档案网站良性运行的重要指标, 也是高校档案网站质量的重要体现。目前, 由于高校档案部门缺少专业的计算机管理人员, 所以高校档案网站存在运行维护不及时、不到位的情况。网站运行维护人员没有定期对高校档案网站上所有的网页链接进行测试和检查, 致使档案网站出现网页打不开或者链接无法使用的问题;未及时完善服务器性能, 或对档案网站的页面代码精简不够, 使网站的页面响应速度较慢, 档案网站的整体响应时间偏长, 影响阅读者的进程;没有不定期地对档案网站各种导航链接进行调试, 使导航查询的运行时间较长, 查询速度缓慢;档案网站的安全动态巡检不及时, 使网站存在安全漏洞, 增大了高校档案网站受黑客攻击的风险。

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